La fonction principale du manager est l’acte de décision. Pour décider, pour bien décider, il a besoin d’un nombre optimal d’informations. Avec peu d’information, il fait appel à son intuition. Avec trop d’information, il risque d’hésiter, de se noyer dans l’excès d’informations, et donc de retarder sa prise de décision.
Or, nous constatons que le manager consacre un tiers de son temps à traiter l’information des courriels, des news letters, des réseaux sociaux, des médias en général…, ce qui est beaucoup trop. Il doit mieux gérer son temps, et surtout rebondir sur les informations reçues afin de créer et d’innover.
Ainsi, quelques règles de base doivent être respectées en ce qui concerne la messagerie électronique :
Le courrier électronique sert à transmettre rapidement des informations et non à négocier, et encore moins à prendre une décision ! Dans ces deux cas, le téléphone ou, mieux, le face à face est à privilégier, quitte à utiliser Skype en cas d'échange à longue distance.
Il est souvent inutile de répondre très rapidement à un courriel, car une réponse étayée exige une certaine réflexion, la recherche d’informations complémentaires, des échanges avec d’autres personnes… En revanche, il est plus judicieux de répondre immédiatement en disant « demain, je te répondrai ; ou, dans x jours je te répondrai ». Ce qui indispose l’interlocuteur, c’est l’incertitude, non le délai.
Ce qu’il faut éviter, ce sont les réponses avec copie « au monde entier… », comme si on souhaitait ouvrir le parapluie. Les rumeurs, les incompréhensions surgissent souvent de ce déballage électronique.
Ce qu’il faut éviter, c’est de transformer son domicile, ses lieux de loisirs et de sport en annexe de son bureau…
Non à la journée sans courriel une fois par mois ou par trimestre. Oui à une meilleure organisation personnelle et à des règles du jeu de l’entreprise, comme par exemple de ne pas s’interrompre dans son travail pour répondre à des courriels… Non à l'utilisation de son Smartphone en réunion (réception et/ou émission). Préférons l’information maîtrisée à la communication subie.
Oui à une présence raisonnée sur les réseaux sociaux. Non à la connexion jour et nuit.
Avec la surcharge d’informations, l’addiction est proche et le stress pas très loin… L’infobésité est une maladie qui doit être soignée pour éviter le burn out.
Florian MANTIONE
Augustin VALERO
Loïc DOUYERE
